Le partage de données
Aujourd’hui, nous travaillons de plus en plus en collaboration, que ce soit pour :
- Partager un document avec un binôme ou un enseignant
- Rendre un devoir
- Transmettre un dossier à une administration
- Rendre accessibles des ressources à un groupe
Le partage est une pratique courante, mais il n’est pas toujours sécurisé, maîtrisé, ni adapté à la situation.
Qu’est ce que le partage de données ?
Partager des données, c’est permettre à d’autres personnes d’y accéder, de manière temporaire ou durable, avec et sans restriction.
Partager n’est pas équivalent à transférer de manière définitive des données, c’est donner un accès contrôlé à nos données :
- Vous pouvez choisir qui accède à vos données
- Vous pouvez fixer des droits (lecture seule, modification, etc.)
- Vous pouvez retirer l’accès à vos données
Les différentes façons de partager
Il existe de nombreuses façons de partager vos données. Le tableau ci dessous synthétise ses façon de faire en indiquant leurs avantages et inconvénients.
| Méthode | Principe | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Pièce jointe par e-mail | Vous envoyez une copie du fichier. | Simple, connu de tous. | Version figée, pas de mise à jour possible, pas sécurisé si mal adressé. |
| Lien de partage cloud | Vous générez un lien vers le fichier stocké en ligne. | Facile, pas besoin de pièce jointe. | Attention aux droits (lecture, modification), lien parfois public par défaut. |
| Partage direct par clé USB | Vous donnez physiquement la clé. | Pas besoin d’internet. | Risque de perte, pas de mise à jour en ligne. |
| Messagerie instantanée | Vous envoyez le fichier ou un lien par message. | Rapide, accessible depuis un smartphone. | Moins professionnel, conservation floue des données. |
| Publication publique (site web, réseaux sociaux) | Vous publiez pour un large public. | Grande visibilité. | Perte de contrôle total sur la diffusion. |
La confidentialité de partage
Lorsque vous partagez un fichier, vous devez vous poser les questions suivantes par rapport à la confidentialité :
- Qui peut voir ou télécharger vos fichiers ?
- Qui peut les modifier ?
- Qui peut les partager à votre place ?
- Pendant combien de temps l’accès est valide ?
Une erreur de paramétrage de partage peut exposer vos données à tout le monde.
Voici les paramètres que vous pouvez vérifier et modifier par rapport à la confidentialité de vos données :
- Personnes ayant l’accès : personnes précises, personnes avec le lien, tout le monde sur Internet.
- Droits accordés : lecture seule, modification, commentaire.
- Durée de validité : certains services permettent de fixer une date limite d’accès.
- Mot de passe de protection : un mot de passe est requis pour accéder au document.
- Suivi des accès : vous pouvez voir qui a ouvert ou modifié le document (si identifié par e-mail).
Bonnes pratiques de partage
Il existe plusieurs bonnes pratiques concernant le partage de vos données, notamment pour la sécurité de ce que vous partagez.
- Limiter les accès : ne partagez qu’avec les personnes concernées.
- Définir les bon droits : utilisez la lecture seule si vous ne souhaitez pas de modification.
- Évitez les liens publics si possible.
- Vérifiez la validité du partage : vous pouvez révoquer un lien si le partage n’a plus lieu d’être.
- Ne jamais partager de données sensibles sans protection : utilisez des mots de passe et des chiffrements.
Repérez dans votre pratique habituelle trois façons de partager des fichiers (mail, cloud, clé usb, WhatsApp, etc.).
Pour chacune des façons de partager, identifiez :
- les personnes qui reçoivent les données,
- les droits accordés (lecture, modification),
- le niveau de confidentialité des données.
Est-ce que vous respectez les bonnes pratiques de partage ? Si non, comment devriez vous partager vos données ?
Ce qu’il faut retenir
Le partage, c’est donner un accès maîtrisé à vos données.
Il existe plusieurs façons de partager : e-mail, cloud, messagerie, clé USB…
Vous devez toujours vérifier qui accède à quoi et contrôler les droits.
Le partage public doit être réfléchi, surtout pour des données sensibles ou personnelles.
Testez-vous
Est-ce que partager un fichier par e-mail, c’est suffisant ?
Ça peut suffire pour un envoi ponctuel, mais ce n’est pas la meilleure pratique :
- Vous perdez le contrôle sur le fichier une fois envoyé.
- Si le destinataire modifie le fichier, vous ne verrez pas les modifications.
- Vous risquez d’envoyer une mauvaise version.
Nous vous recommandons plutôt d’utiliser un lien de partage en lecture seule, pour contrôler l’accès et mettre à jour facilement votre fichier.
Si je partage un lien Drive, est-ce que tout le monde peut voir mon fichier ?
Pas forcément, tout dépend du réglage que vous choisissez :
- Privé : vous seul avez accès.
- Avec le lien, en lecture seule : seules les personnes avec le lien peuvent voir, sans modifier.
- Avec le lien en modification : les personnes avec le lien peuvent modifier le fichier.
- Public : tout le monde peux y accéder sans restriction
Privilégiez les liens privés et évitez les partages publics.
Quelle est la différence entre lecture et modification ?
Lecture :
- Les destinataires peuvent consulter le fichier.
- Ils ne peuvent pas modifier son contenu.
- Idéal pour transmettre un document fini ou un devoir.
Modification :
- Les destinataires peuvent changer le contenu.
- Ils peuvent ajouter, supprimer ou corriger des éléments sur le fichier.
- Idéal pour travailler à plusieurs.
Recommandation :
Ne donnez les droits de modification que si c’est vraiment nécessaire.
Le lien de partage fonctionne-t-il pour toujours ?
Cela dépend du service :
- Certains liens sont permanents tant que vous ne les supprimez pas.
- D’autres peuvent être temporairement valides, avec une date d’expiration.
Recommandation :
Vérifiez régulièrement vos partages et supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires.
Est-ce que je peux protéger un lien de partage par un mot de passe ?
Certains services permettent :
- D’ajouter un mot de passe pour sécuriser le lien.
- De définir une durée de validité
Recommandation :
Si vous partagez des données sensibles, utilisez un mot de passe et une limitation dans le temps.
Le partage remplace-t-il une sauvegarde ?
Non
- Partager un fichier ne le protège pas contre la perte.
- Si vous supprimez le fichier original, le lien devient inutile.
Recommandation :
Sauvegardez toujours une copie indépendante avant de partager.